A Gestão por processos no MCTI é uma iniciativa que engloba o mapeamento, o redesenho e a automação de processos críticos. Por permitir que os fatos administrativos ocorram concomitantemente à execução dos processos automatizados, proporciona aos gestores o grau de visibilidade necessário para acompanhar, em tempo real, o dia a dia das atividades e ações do Ministério.

Neste contexto, entende-se por processo qualquer conjunto de atividades que se interrelacionam para gerar um produto ou serviço para um beneficiário. Normalmente, pode ser representado por meio de um fluxograma, uma ferramenta que proporciona o conhecimento da sequência e do encadeamento das atividades que integram o processo.

O diagrama abaixo é um exemplo genérico de um fluxograma.

Exemplo genérico de um processo modelado

 

Os processos possuem um caráter transversal às unidades (ou departamentos) e iniciam-se de uma demanda de uma área, sendo finalizados quando da entrega do resultado, não necessariamente vinculado à área demandante.

A gestão por processo decorre da necessidade de se definir mecanismos capazes de identificar e monitorar a execução desses processos. Seu enfoque busca a uniformização do entendimento completo de como o trabalho é dividido ao longo de todas as suas etapas, independentemente das barreiras funcionais existentes. Além disso, sua análise é orientada para a implantação de melhoria que promova, de fato, ganhos para os beneficiários e outras partes interessadas.

Uma boa gestão de processo promove o aprendizado e melhoria continua no ambiente de trabalho. Em suma, trata-se de um caminho lógico para promover melhorias e inovações nas rotinas de trabalho do MCTI.

Automação de processos, por sua vez, significa transformar o todo ou parte do processo em um sistema informatizado com vistas à otimização do processo, gerando informações relevantes de forma mais rápida e abrangente.

O foco da automação dos processos críticos do MCTI é assegurar a execução e gestão dos processos em conformidade com as normas e regras vigentes. As informações do desempenho dos processos serão disponibilizadas em ambiente de sala de situação (inclusive com uso de dispositivos de computação móvel), visando ao aprendizado e à transparência.

A partir da implementação da gestão por processos automatizados pode-se estabelecer o acompanhamento de seu andamento por meio de painéis de controle do processo. Os dados desses painéis permitem o monitoramento do processo (inputs, atividades, outputs), bem como de seus impactos (outcomes), sendo estas últimas informações obtidas de diversas fontes.

A ferramenta escolhida para a modelagem e automatização dos processos críticos foi a Plataforma Intalio:BPP, uma Suite de Gestão de Processos de Negócio  (BPMS – Business Process Management Suite) que apresenta grande flexibilidade de uso.

Melhoria de processos críticos no MCTI

O escopo do trabalho de Gestão de Processos no MCTI, inclui a identificação, o mapeamento, o redesenho, a especificação, o desenvolvimento e a implantação de fluxos automatizados referentes a processos estruturantes e críticos do MCTI.

Nesse sentido, foram selecionados sete processos críticos e estratégicos do MCTI para a primeira fase de modelagem e automação de processos, a saber:
1) Processo de Concessão de Incentivos da Lei de Informática;
2) Processo de inclusão de modelos;
3) Processo de Acompanhamento dos Relatórios Demonstrativos Anuais;
4) Processo de Planejamento de Contratações;
5) Processo de Seleção de Fornecedores;
6) Processo de Gestão de Contratos;

A título de exemplo, são apresentados alguns detalhes da automação do processo de Concessão de Incentivos da Lei de Informática.

A Lei de Informática (Nº 8.248), instituída em 1991, objetiva apoiar a pesquisa, o desenvolvimento e a inserção mercadológica de produtos da área de informática por meio de incentivos fiscais. A habilitação dos pleitos de concessão de incentivos da Lei de Informática está a cargo de três ministérios: Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI), Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio (MDIC) e Ministério da Fazenda (MF).

O incentivo concedido pela Lei de Informática representa uma diminuição do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), sendo esta a principal motivação das empresas. Como contrapartida, a empresa compromete-se a investir um percentual de seu faturamento, decorrente dos produtos incentivados, em atividades de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) de Produtos.

Clique aqui para ver a representação esquemática do processo automatizado, com raias indicando os diferentes atores envolvidos.

Os processos podem ser acompanhados pelos interessados por meio de aplicativos para dispositivos móveis. Clique aqui para ver exemplos de telas associadas ao aplicativo.