O Projeto da Plataforma Aquarius, pela sua complexidade inerente à integração e fusão de dados de várias fontes de governo, com vários atores e papéis institucionais, envolve pesquisa e desenvolvimento (P&D) em Gestão da Informação e do Conhecimento e o uso intensivo de Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC). Considerando-se que as metodologias e tecnologias exigidas para sua execução não estão disponíveis internamente no MCTI, incumbiu-se o Centro de Gestão e Estudos Estratégicos (CGEE), Organização Social (OS) supervisionada pelo MCTI, de desenvolver e implantar a Plataforma Aquarius no ambiente do Ministério.

O CGEE, conforme sua missão e cultura de elaborador e gestor de estudos, pesquisas e projetos governamentais em CT&I, recebeu a missão de coordenar o desenvolvimento de uma solução tecnológica para atendimento da demanda do MCTI, o que também implica a gestão de contratos de provimento de sistemas baseados em TIC. Com esse cenário, exige-se um modelo de governança de contratação de serviços adequado para tratamento dessa complexidade.

Macroprocesso de Governança da Contratação de Serviços de TIC para a Plataforma Aquarius

 

Os processos que correspondem a cada etapa do macroprocesso são representados pelas setas maiores (em forma quase retangular), numa ordem sequencial, e as denominações dos respectivos atores envolvidos são anotadas ao lado das setas.

O modelo de governança para desenvolvimento da Plataforma Aquarius, portanto, se baseia num macroprocesso de governança para contratação de serviços de TIC. O primeiro passo nesse macroprocesso se refere à etapa (ou processo) de apresentação do problema que exige a solução tecnológica, que, no caso, culminou no esboço de um cenário de gestão onde informações estratégicas e gerenciais relevantes, no contexto de políticas, programas e ações governamentais de CT&I, seriam dispostas em “painéis de conhecimento” numa “Sala de Situação”, para análise, elaboração de sentidos e construção coletiva de insights de conhecimento pelos altos dirigentes dos órgãos de CT&I do Governo Federal.

Com o problema definido, na etapa seguinte desse macroprocesso de governança buscam-se, no mercado empresarial e do terceiro setor, potenciais fornecedores de soluções para o problema apresentado, com critérios técnicos e de capacidade de execução de projetos dessa natureza, quesitos que se reportam à experiência e casos de sucesso anteriores. A verificação do atendimento desses critérios de seleção implica a necessidade de certo conhecimento das organizações que atuam nessa área de negócios, envolvendo uma interação entre as partes para avaliação da capacitação institucional dos potenciais parceiros. Contam, nessa avaliação, o nível de excelência dos quadros da entidade, tanto em temos acadêmicos como práticos, a experiência na execução de projetos similares, a reputação no mercado baseada na experiência dos clientes, as redes de pesquisa e desenvolvimento nas quais se integra a entidade, seu arsenal de ferramentas tecnológicas disponíveis que possam contribuir para a eficácia e eficiência do processo de desenvolvimento de soluções, e outros atributos que possam interessar, tecnicamente, no contexto de projeto.

Em conjunto com o(s) parceiro(s) selecionado(s), segundo critérios de mérito e relevância no mercado, passa-se então à formalização do objeto da contratação, que no macroprocesso apresentado na figura se refere à etapa de declaração formal das necessidades de solução para atendimento da demanda. É nessa etapa que se define, com precisão adequada, o escopo e principais detalhes do produto a ser contratado, ainda que em fase preliminar.

O concurso do(s) parceiro(s) selecionados, nesta etapa, é importante porque agrega informação especializada e conhecimento tecnológico ao ambiente de projeto, tornando as propostas de soluções mais realistas, conforme as opções tecnológicas disponíveis na academia e na indústria. Essa é uma tendência que se observa também nas maiores empresas do mercado, que contam cada vez mais com serviços especializados de terceiros para pesquisa e desenvolvimento de soluções.

As organizações parceiras selecionadas pelo CGEE na atual fase para execução do Projeto da Plataforma Aquarius são entidades do terceiro setor (Organizações Sociais com Interesse Público – OSCIPs), portanto sem fins lucrativos, com excelência comprovada na prestação de serviços de pesquisa e desenvolvimento de soluções para Gestão da Informação e do Conhecimento em CT&I e para gestão governamental.

Para o desenvolvimento do Subprojeto 1, correspondente a reorganização administrativa e estratégica do MCTI, o principal parceiro é o Instituto Publix.

Para o desenvolvimento do Subprojeto 2, correspondente a integração com Portal da Transparência (CGU) e Sistemas de Informação Gerenciais do MCTI, e do Subprojeto 3, correspondente a plataforma de gestão de informação estratégica e consolidação da sala de situação, o principal parceiro é o Instituto Stela.

O(s) parceiro(s) selecionado(s) também participa(m) da etapa seguinte do macroprocesso de governança, que se refere à especificação mais detalhada da demanda. É nessa etapa que se tenta exaurir, de modo disciplinado, a análise dos principais aspectos técnicos, econômicos e sociais da solução em construção, quando se utiliza o modelo padrão de gerenciamento de projetos elaborado pelo Project Management Institute (PMI).

Em projetos complexos como a Plataforma Aquarius, exige-se dos gestores da(s) contratação(ões), para adequação das propostas comerciais do(s) parceiro(s) selecionado(s) aos padrões, melhores práticas e preços de mercado – conforme os princípios basilares de contratações na Administração Pública, o acesso a informações especializadas sobre custos de mão-de-obra e de outros insumos, tarefa que consome, geralmente, expressiva parcela de tempo dos analistas. Essa etapa consumiu, no Projeto da Plataforma Aquarius, mais de quatro meses de trabalho intenso no CGEE.

A etapa seguinte trata da negociação do contrato com o parceiro selecionado, tarefa também criteriosa e um tanto morosa, por razões óbvias. É nessa etapa que cláusulas gerais de contratos, visando ao equilíbrio entre as partes e atendimento da legislação específica, são incluídas no instrumento, assim como cláusulas específicas que buscam assegurar o atendimento de certos requisitos da solução aventada e de seu processo de desenvolvimento, tais como os meios de comunicação a serem utilizados entre os atores envolvidos no projeto, prazos, procedimentos de entrega, testes e homologação de produtos entregáveis, etc.

Com o(s) contrato(s) firmado(s), passa-se à etapa de execução do projeto, quando participam tanto a(s) organização(ões) contratada(s) como o demandante (como beneficiário) e as demais organizações parceiras de algum modo envolvidas. O Projeto da Plataforma Aquarius envolve, necessariamente, os principais órgãos federais que atuam no fomento governamental a projetos e atividades de CT&I no país.

Esses mesmos atores de projeto também são envolvidos, naturalmente, nas duas etapas seguintes do macroprocesso de governança, consideradas bastante críticas na medida em que os produtos entregues pelo(s) contratado(s) devem ser analisados criteriosamente nos aspectos técnicos e avaliados, em termos de conformidade contratual, para fins de aceitação e pagamento.

O Projeto da Plataforma Aquarius exigiu a estruturação de um cronograma de produção e entregas de produtos parciais. Esses “entregáveis” parciais correspondem a partes do projeto dispostos como resultados de processos de trabalho mensais, exigindo do CGEE, como contratante, a recepção formal de artefatos num repositório digital predefinido e o exame dos produtos entregues nos aspectos quantitativos e qualitativos negociados em contrato.

A etapa de avaliação dos produtos entregues pelo(s) contratado(s), parciais ou finais, revela um nível de complexidade também expressivo na medida em que são objetos de exame técnico desde documentos de consultoria, tais como estudos e resultados de pesquisas, até artefatos de software, tais como modelos ontológicos e códigos-fonte, passando também por modelos de arquitetura de sistema e planos de controle de qualidade de software, de gerenciamento de riscos, de comunicação e de governança de dados.

A figura a seguir detalha os processos de gestão para as etapas de execução do contrato até a avaliação dos produtos entregues pelo(s) contratado(s) a serem aplicados no Projeto da Plataforma Aquarius.

Processos de Gestão da Execução de Contratos e Entrega de Produtos de TIC na Plataforma Aquarius

Quando os critérios de aceitação de produtos não são definidos previamente e acordados entre as partes, tais como os critérios de qualidade, o relacionamento entre contratante e contratado pode se tornar conflituoso. Estes processos são detalhados, portanto, de modo a tornar os procedimentos de recepção e os critérios de análise e avaliação dos produtos entregues pelo(s) contratado(s) mais claros, previsíveis e controláveis pelos atores envolvidos. Com isso, espera-se reduzir o estresse que geralmente se observa nessa etapa da execução de projetos de TIC, tais como no desenvolvimento de software sob demanda, onde as expectativas do contratante podem não coincidir com o planejamento de qualidade do contratado.

O Projeto Executivo é importante no desenvolvimento de projetos porque permite um maior detalhamento dos produtos a serem entregues logo no início da execução do contrato. Entretanto, nos casos de projetos complexos como a Plataforma Aquarius nem sempre se consegue, mesmo com elevada capacidade técnica à disposição, antever todos os detalhes necessários para sua execução, obrigando as partes a pactuar versões do Projeto Executivo de modo a se detalhar mais e mais o projeto à medida que se avança em sua execução.

Essa abordagem evolutiva de projeto, que se assemelha ao conhecido ciclo de planejamento com aprendizado organizacional denominado PDCA (Plan, Do, Check, Act), exige um contínuo monitoramento da execução do projeto pelo contratante e contratado, mas também permite um avanço mais seguro do projeto e um controle mais rigoroso dos recursos disponíveis, discutindo-se, a cada passo, a melhor alternativa de solução com base no conhecimento acumulado até o ponto em que se encontra o projeto.

O macroprocesso desse modelo de governança para contratações de TIC é concluído com os testes finais da solução integrada em ambiente de produção, quando todos os componentes (entregáveis parciais) são combinados para operação do sistema pelos seus usuários. E, mesmo em caso de êxito nos testes finais em ambiente de produção, o contratado ainda se compromete a garantir, sem ônus adicionais para o contratante, o perfeito funcionamento da solução por um tempo estipulado em contrato.

Com esse modelo de governança pretende-se garantir o melhor retorno possível da Plataforma Aquarius em benefícios para o MCTI, utilizando-se com responsabilidade os recursos públicos investidos no projeto.